有朋友說忙忙碌碌一整天任務沒有完成,效率極低,不知怎麼提升工作效率。
今天將無數的時間管理技巧,總結成了這套「12345法則」,分享給你。
這套法則,大多數都是非常經典的技巧。但是,它們既容易上手,又切實有效。任何一個人,經過一段時間的練習,都可以掌握,並應用到自己的生活和工作中。
一、一件事情
很簡單就是在一段時間內,只做一件事情。
在我們的生活或工作中,每天接收到的信息,大部分都是無關緊要的。最重要的事情就是你手上正在做的事情。
但是,投入在一件事情上面久了,很容易產生兩種心理:一是對於結果和預期的不確定,二是長時間缺乏反饋的空虛感。
這兩種心理,會迫使我們,去尋求更短期、能夠獲得即時反饋的行爲,使大腦獲得新鮮刺激。
如果你受制於這種心態,你就很難真正把任何事情,做到100%的極致。
面對多個事情或任務的先擇時可以用以下方法。
二、兩個步驟
當你面對多個事情或任務時,不要急於下手,按照這兩個步驟去做:
1)思考:它能夠在一兩分鐘內快速完成?
2)行動:如果可以,立刻着手完成它;如果不行,把它記下來,安排時間去做。
這各原則的目的就是避免我們的計劃受到干擾。然後,再按照預判結果去行動。
還有重要的事就是以兩分鐘作爲“立刻去做”和“計劃去做”的一個界線。
它能夠實現這麼一個平衡:既可以把細小的瑣事儘快搞定,避免別人等太久;又可以避免計劃中斷,一直忙於應對外界的影響。
如果對於一件事情或任務,我們判定它超過兩分鐘,需要另外安排時間執行。那麼,我們可以再次對它進行分析:這個任務,是可以立即執行,還是需要先進行思考和規劃,然後再執行?
如果是後者,我們就可以在清單上,爲它留出思考的時間,和執行的時間。
然後,再在合適的時間,按照我們的安排,去完成這項任務。
三、三個清單
在第二點中,我們記下來的事情或任務,如何呈現在清單上,怎麼安排合理的時間段?
所有的事情或任務,都可以分成三大類:
1)可以明確執行的[清單1];
2)需要進行思考的[清單2];
3)簡單,瑣碎,不重要的[清單3]。
第一類,儘量留出一整段時間專注去做,屏蔽一切干擾。每段時間以25分鐘到40分鐘爲宜。如果你狀態非常好,注意力極其集中,也可以適當延長。
第二類,在你完成一個任務,覺得疲勞,需要放鬆和休息的時候去做。這樣,可以激活大腦不同的區域,讓負責執行的部分得到休息,同時維持大腦的活躍和動力。另外,也可以放在碎片時間去做。
第三類,在自己狀態低落,情緒消沉的時候去做。
使用以上清單,可以讓每一天的時間,得到更加合理的利用。
四、四個象限
這裏需要用到一個非常經典的技巧:四象限法。
簡單介紹一下:四象限法,就是把所有需要做的事情或任務,按照“重要性”和“緊急性”兩個維度進行分類。
於是,我們就會得到四個象限:
重要且緊急;重要不緊急;不重要但緊急;不重要且不緊急。
接着,再根據這四個象限的內容,安排不同的應對策略:
1)重要且緊急的事優先去做。
重要且緊急的事有明確的執行步驟和標準,可以立刻行動,不需要經過思考,這類事情或任務放在[清單1]中。
2)重要不緊急的事,每天安排固定時間去做。
它們有兩類。
一類是每天堅持的習慣,放在[清單1]中,並有明確的執行步驟和方式。
第二類,是需要思考的問題,以及沒有明確分解的任務。這一類,現在在[清單2]中,通過安排碎片時間思考,對它們進行剖析,分解,從而,從[清單2]轉移到[清單1],並設定好具體的執行步驟和時間。
3)不重要但緊急的事,儘量安排別人去做。
這一類事情,包括迴應,對接等。如果可以,儘量讓更適合的人去做(也就是對他來說是在[清單1]中事情的人)。如果不得不自己去做,以結果爲先,快速落地,不要在上面花費太多時間。
4)不重要且不緊急的事,不要去做。
五、五分鐘
當你即將動手去做一件事情時,告訴自己:先做5分鐘再說。
一般情況下,當你去執行[清單1]中的事情或任務時,你應該事先已經對它做好了規劃:該做什麼,怎麼做,按什麼步驟做,都很清楚。不需要任何思考,就可以立刻動手。
人是一種很奇怪的生物,當你做一件事情或任務之前,會猶豫、躊躇很久;但當你開做之後,你就很難停下來了。
所以,這也是消滅拖延症的最好方法:不管三七二十一,先行動了再說。
用行動倒逼思考,把一切拖延,扼殺在搖籃裏。
首發公衆號:秦川號。