傳真服務器由傳真軟件部分和傳真板卡部分組成，在局域網環境下，先準備一臺計算機作爲服務器，在此計算機中安裝傳真軟件服務器端和傳真板卡，將該板卡與傳真線路相連，在局域網中的用戶計算機中安裝傳真軟件客戶端，用戶即可在其計算機桌面的傳真客戶端軟件界面，或使用其計算機中的瀏覽器，進行傳真的收發與管理業務。傳真服務器的原理與架設方法如下：
一、傳真板卡部分——傳真板卡
由於電話線是模擬線路，通過電話線傳輸的數據是模擬信號。但計算機內部處理的信息是數字信號，所以計算機生成的是數字信號，能識別的也是數字信號。所以計算機服務器中需要安裝在計算機與電話線之間進行信號轉換的裝置，該裝置就是傳真板卡。傳真板卡的作用就是當在發送傳真時，通過傳真板卡將計算機內部使用的數字信號轉換爲可以在電話線路傳輸的模擬信號，通過電話線上進行發送；當接收傳真時，傳真板卡把電話線路傳過來的模擬信號轉換爲數字信號，傳送給計算機，供其接收和處理。
確定了作爲服務器的計算機後，在該計算機中安裝傳真板卡，將該板卡與傳真線路相連。
二、傳真軟件部分——傳真軟件服務器端、傳真軟件客戶端
傳真軟件服務器端是在服務器計算機中安裝的傳真軟件，按照提示的安裝步驟在服務器計算機上安裝，然後運行，該軟件將自動在服務器計算機中安裝虛擬傳真打印機的驅動程序，虛擬打印機的作用是將任意可打印的文檔通過虛擬打印轉換成傳真服務器軟件可識別的格式。
服務器端的傳真軟件安裝成功後，服務器端就具備傳真收發的能力了，但局域網內的其他用戶需要使用還需要在他們的計算機中進行傳真軟件客戶端的安裝。
傳真軟件客戶端是指在局域網內的其他用戶計算機中安裝的傳真軟件，用戶直接使用該軟件界面收發傳真。另外，用戶還可以通過瀏覽器的方式收發傳真，而不需要安裝客戶端軟件的這種形式。