音頻鏈接：喜馬拉雅｜時間管理進階
音頻文稿：
大家好，今天要開始一個我的特別本領，秒搜。
有研究數據表明，一個人每天一小時在找東西，證件、密碼、發票、聯繫方式、合同、各類信息等等，一輩子花在找東西上的時間，加起來平均長達3年！也就是36個月，約合1095天，大約26297小時。
時間何其珍貴，但是我們很多人卻把這些時間浪費在了找東西上。
這裏的“東西”分爲兩類：
一類是信息資料，可以讓我們電子化管理的，例如：各種賬戶密碼、各種證件、各種合同、票據、筆記等等，這類“東西”如果不妥善管理，在需要的時候，我們一定不能及時找到它！
反覆重複勞動的時間不說，心裏還添堵。而且密碼丟失、證件丟失都是很可怕的事情，耽誤眼下的事不說，光是個人信息泄漏就能讓我們蒙受不可估量的損失。
另一類是實際物品，需要我們用大小容器進行收納管理的，例如：孩子的玩具、各種電器的數據線充電線等等，這些常用的不常用的物品，如果不用科學的方法管理，那麼到要用時一準兒找不着，這樣造成同一功能物品反覆購買，豪宅變倉庫，自己每天生活在垃圾堆裏。
今天我們主要想講第一類“東西”，也就是信息資料的電子化管理。
我信奉“一次搞定，終身受益”的原則，然後研發出了這個神奇的“秒搜”系統。
下面我就分兩個部分來講解這套系統：
1、秒搜的四個原則
2、我的使用示範
一、秒搜的四個原則
這裏要遵循四個原則：使用頻率化、位置固定化、目錄化、電子化！
我們挨個兒來解釋這四個原則：
1、使用頻率
這是最重要的一個原則，也就是我經常說的近細遠粗。
我的精力、時間、資源都有限，我們只能管理少量的重要事物。
但很多人在放東西的時候，習慣按東西的屬性或類別進行存放，這樣放置有個問題是：使用不方便！因爲按照屬性和類別放，有時候我們經常要用的資料就和一些同類不成品、垃圾、以及歷史資料放在一起，摞在一起是我們最經常的做法，使用時只能到處亂翻，時間久了就找不到了。
所以爲了使用時的高效率，我建議把信息資料按照“使用頻率”進行歸類存放。經常使用的我們精細化管理，越精細越便捷越好，越不經常使用的依次可存放在抽屜、庫房甚至丟棄送人。
日常與非日常是第一級分類。日常還要更精細分類，其他儘可能少花精力、時間管理，不分類集中存放。
2、位置固定化
就像你住的地方有準確的位置，在辦公室裏也有明確的工位一樣，一份資料進入“秒搜”系統，要做到有名有家，有名字有位置。有清晰準確的存放位置，一旦放好輕易就不能挪動，固定位置，使用幾次，就能夠在大腦建立清晰牢固的記憶，就能確保我們在需要時，快速有效找到它。
建議對文件實物類進行命名，同時在前面加上拼音，然後按照拼音排序，用同一規格的文件夾按照A-Z的順序存放。對於物品類，因爲大小不一樣，可以用各類大小容器集中保存，命名，然後建立目錄索引。
家人、同事或是項目接手人，都可以快速瞭解這個系統，讓協作趨向自動化，獲得資料不需要多問。
3、目錄化
不知道大家有沒有想過：爲什麼書籍、產品使用手冊、字典、圖書館、倉庫等等都會設有“目錄”？其實，“目錄”就是紙質實物系統的“檢索”工具，它的功能就是讓你快速找到自己想要的信息，而不是用翻。
所以想要實現信息的“秒搜”，建立起完備的目錄系統是關鍵！我的做法是通過搭建不超過三個層級的目錄，對資料的進行編碼，基本就可以實現資料的一秒找到。
所以，對於重要的常用的信息與資料，你需要養成這個習慣，拿到信息與資料，想着以後會不會經常用到，會怎麼找，那就怎麼存。
4、電子化
電子化的好處就是可以上傳雲端，移動管理，快速搜索，使用或者分享。非日常的實物信息資料不建議電子化，只需要對日常頻繁使用的電子化。但是對於目錄務必做到電子化。
電子化可以通過各種手段，拍照掃描是一個重要的手段，然後存放在印象筆記或者堅果雲、蘋果雲、谷歌雲當中，如果更精細化管理可以尋找更精細的工具管理，例如密碼就是可以用1password。
二、我的使用案例示範
下面以我製作喜馬拉雅這個《時間管理進階》節目爲例：
我們的其中一個秒搜系統是“印象筆記”，本章節第四篇我推薦更多的效能工具，符合我們易效能時間管理的許多理論原則。
首先，我們看節目文稿裏的截圖，鏈接、目錄、列表，可以看到我們這個喜馬拉雅節目的資料管理，裏面有一條一條各種各樣的資料，有節目正文，有參考資料，還有節目相關協議等等，通過編碼、文件命名、目錄、附加代碼進行管理，文件命名就是標題，前面加上數字型編碼0801、0802、0803等等可以排序，並且和節目的目錄對應，這是第八週（也是第八章）的內容第一節、第二節和第三節。查找的時候，一種是標題排序，另外一種搜索0801這樣的格式就可以快速找到了。
當我拿到例如【0801玩轉新工具探索：點、問、搜】這期節目的文字稿，然後錄音完成之後，就會在這期節目的標題前面加上一個“Z”，表示歸檔、歷史資料。用Z是爲了按照標題排序時會排到後面去，這樣在前面就是目錄以及還未錄製的0802。
因爲有很多其他的課程，所以我們建立，更高一級的目錄，K課程，同時把“喜馬拉雅爆款課”名字前面加上X，就形成了“K課程-X喜馬拉雅爆款課”這樣的項目名稱，在長時間使用熟悉了之後，就可以直接用“K-X喜馬拉雅爆款課”來表示了，實在非常方便。
如果完成以後，就是在前面加上Z2018K-X喜馬拉雅爆款課，來表示項目歸檔、歷史資料。如果你的常用資料足夠多，還可以建立更高一級的目錄，爲所有的K課程建立一個大目錄，然後把所有相關文件移動進去。
你可以用這個方法，循序漸進建立所有系統。一開始使用時，建議項目目錄內的具體筆記文件的名字，老老實實，加上項目名稱，有助於在移動式攜帶項目屬性，例如在“0801玩轉新工具探索：點、問、搜”前面加上“X喜馬拉雅爆款課”，即變成“X喜馬拉雅爆款課0801玩轉新工具探索：點、問、搜”，熟悉了加上X，變成X0801，不需要移動文檔時就可以省略X。數字的好處是永遠會排在最前面，歸檔時加一個Z就會按照Z這個系統+數字排序。但對於非清晰目錄的資料，加上字母+主題可以才能起到排序的作用。
對於標題的進階玩法，是在文件標題上加上日期、人名、地點，這樣很有好處。在這裏不一一演示。
那麼今天的“秒搜”技能你學會了嗎？還不會的話，課後作業你一定要做：跟着我們本期節目的【隨堂練習】動手操作一下吧！
本期節目就到這裏，我們下週再見！
【隨堂練習】KM工具練習
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我建議找到一款你經常用的KM工具，也就是知識管理的工具，來嘗試建立秒搜的練習。
比如說，你選擇印象筆記，建議做兩個方面的工作
1、建立整體的目錄結構，加上正文不超過三級，也就是目錄兩級。在印象筆記中，就是筆記本組和筆記本。我建議按照正文我的例子，來參考建立。
2、你找出你最經常使用的一個筆記本，按照正文中我的例子，整理所有的標題。如果可以花10分鐘整理一下， 整理完你一定會特別有成就感。
3、如果在使用中，你發現會經常用到的，養成馬上建立目錄+標題的習慣，同時順手整理一下，這樣年長日久，你的知識系統就會被逐步建立。
4.強調一個原則，你不需要整理所有的資料，對於不經常使用的，只需要修改筆記本的標題，從整上來說，整個目錄要整齊有序。對於經常使用的，我們才需要進行筆記本的筆記的整理。
一旦你建立了有序的感覺，你會投入更多精力去完善更多的日常範圍。事實上，隨着能力的提高目標的加大，我們永遠不可能整理完所有的資料，但是也沒有必要。
那我們今天的隨堂練習就到這裏，記得一定要去做，加油！